Der Eventkalender zur Gebäudesteuerung: ein Praxisbeispiel aus St. Anton am Arlberg

Informationen zu bevorstehenden Veranstaltungen werden im täglichen Betrieb an vielen Stellen gebraucht: im Büro, am Handy, auf der Website und besonders natürlich im Team. In St. Anton am Arlberg soll künftig sogar das Gebäude selbst über alle geplanten Veranstaltungen Bescheid wissen.

Wie St. Anton Kalenderdaten zur Gebäudesteuerung nutzt

Die Veranstaltungsdaten aus my-venue bilden dafür die Grundlage. St. Anton bündelt im zentralen Kalender die Planung für mehrere Kongress- und Eventlocations: Arlberg WellCom, Arlbergsaal, Arlberghaus, Zielstadion und Museum St. Anton. Über eine Kalender-URL können die für die geplante Gebäudeautomation relevanten Termine abgerufen und in der kundenseitigen Loxone-Steuerung verarbeitet werden. Sie kann damit die Heizung und das Licht passend zum eingetragenen Event vorbereiten und dabei helfen, Energie nur dann freizugeben, wenn die jeweiligen Veranstaltungsbereiche tatsächlich gebraucht sind.

Für die Steuerung zählen im Kern drei Fragen: Ist der Termin fixiert, verschoben oder abgesagt? Wann beginnt und endet er? Welches Gebäude beziehungsweise welcher Bereich wird genutzt? Daraus kann die Loxone-Logik ableiten, wo rechtzeitig geheizt oder Licht bereitgestellt werden soll. Wird ein Termin geändert, ändert sich damit auch die Grundlage für den vorgesehenen Gebäudebetrieb.

Information aus my-venue	Mögliche Entscheidung in der Gebäudetechnik
Status der Veranstaltung	Nur fixierte Termine ausführen; abgesagte Termine nicht mehr berücksichtigen.
Beginn und Ende	Vorlauf, Veranstaltungsbetrieb und Nachlauf zeitlich einplanen.
Betroffenes Gebäude	Nur die vorgesehenen Gebäudebereiche vorbereiten.
Verschiebung oder Änderung	Den Betriebszeitraum aus dem aktuellen Kalenderstand neu ableiten.

my-venue steuert dabei weder Heizung noch Licht. Die Software liefert aber die dafür notwendigen Veranstaltungsdaten; die Loxone-Konfiguration beziehungsweise eine andere kundenseitige Lösung entscheidet, wie diese verarbeitet werden. Je nach Gebäude kann das bedeuten, rechtzeitig zu temperieren, für den Aufbau eine Arbeitsbeleuchtung bereitzustellen oder nach Veranstaltungsende wieder in einen sparsameren Betrieb zu wechseln.

Wie viel Vorlauf dafür nötig ist, hängt vom Gebäude, der vorhandenen Anlage und den äußeren Bedingungen ab. Der Kalender beschreibt die geplante Nutzung und gibt den zeitlichen Rahmen vor, die technische Regelung vor Ort bleibt für den tatsächlichen Betrieb verantwortlich.

Ein Kalender, mehrere Wege

Eine Eventlocation muss sich flexibel an die tatsächliche Buchungslage anpassen können und auf Terminänderungen oder Änderung von Räumen und Uhrzeiten reagieren. Werden diese in mehreren Kalendern oder Systemen gepflegt, kann es sehr leicht zu Diskrepanzen kommen. Eine Verschiebung wird an einer Stelle korrigiert, an einer anderen aber übersehen. Genau hier liegt der Vorteil eines zentral gepflegten Eventkalenders: Er ist der gemeinsame Ausgangspunkt für unterschiedlichste Anwendungen.

Welche Termine und Informationen ausgegeben werden, richtet sich nach dem jeweiligen Zweck. Aus dem zentral gepflegten Kalender können unter anderem folgende Bereiche mit Daten versorgt werden:

• Persönlicher Kalender: Ausgewählte Termine erscheinen per .ics-Abo am Smartphone oder im eigenen Kalenderprogramm, ohne dort ein zweites Mal angelegt werden zu müssen.
• Team und Dienstleister: Mitarbeitende, Technik, Catering, Reinigung oder externe Partner sehen die Veranstaltungen, die für ihre Aufgaben relevant sind.
• Raum- und Gebäudekalender: Für einzelne Räume und Säle oder weiterer Standorte können eigene Kalender mit den jeweils zugehörigen Veranstaltungen bereitgestellt werden.
• Öffentliche Website: Freigegebene Termine und Veranstaltungsinformationen werden im Website-Kalender angezeigt.
• Displays und Informationssysteme: Aktuelle Termine und Raumzuordnungen können für Empfangs- oder Besucheranzeigen bereitgestellt werden.
• Gebäudetechnik: Event-Status, Uhrzeiten und gebuchte Räume können einer der Gebäudesteuerung als Grundlage dienen.

Alle Ausgaben gehen von ein und dem selben Datenstand aus und sind sofor up to date!

Der Mehrwert liegt im gemeinsamen Datenstand

Eventlocations haben nicht immer gleichmäßige Öffnungszeiten. Ein Veranstaltungsbereich kann an einem Tag ganztägig belegt sein, am nächsten nur am Abend und danach mehrere Tage leer stehen. Starre Wochenprogramme passen dazu nur bedingt. Die Verbindung mit dem Veranstaltungskalender kann der Gebäudetechnik mitteilen, wann ein Bereich gebucht ist und wann nicht.

Wie groß der tatsächliche Nutzen ist, zeigt sich im laufenden Betrieb. Entscheidend ist, ob die bestehende Anlage passend auf die geplante Nutzung reagieren kann, die gewünschte Temperatur rechtzeitig erreicht wird und unnötige Betriebszeiten wegfallen.

Gerade für Veranstaltungsstätten mit unregelmäßiger Belegung ist das interessant, denn der zentrale Eventkalender als Single-Source-of-Truth (SSOT) bildet die gemeinsame Grundlage für Planung, Teams, Webseite, digitale Beschriftungen und technische Steuerungen wie Heizung und Licht, ohne diese an mehreren Stellen warten zu müssen.

Wie nutzen sie Ihren Veranstaltungskalender heute?
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Häufige Fragen

Wie kann ein Veranstaltungskalender Heizung und Licht vorbereiten?

Der Kalender liefert fixierte Termine, deren Beginn und Ende sowie den betroffenen Gebäudebereich. Eine kundenseitig eingerichtete Gebäudeautomation kann daraus Vorlauf, Veranstaltungsbetrieb und Nachlauf ableiten – etwa um rechtzeitig zu heizen, Arbeitslicht bereitzustellen und danach wieder zurückzuregeln.

Steuert my-venue Heizung und Licht direkt?

Nein. my-venue stellt die aktuellen Veranstaltungsdaten bereit. Die kundenseitige Gebäudeautomation – im Beispiel von St. Anton eine Loxone-Steuerung – entscheidet, wie Heizung und Licht darauf reagieren.

Was passiert, wenn eine Veranstaltung verschoben oder abgesagt wird?

Wenn die Steuerungslogik regelmäßig den aktuellen Kalenderstand abruft, kann sie geänderte Zeiten übernehmen und abgesagte Termine unberücksichtigt lassen. Wie häufig die Daten abgefragt werden und welche Reaktion daraus folgt, wird in der kundenseitigen Gebäudeautomation festgelegt.

Kann eine kalenderbasierte Gebäudesteuerung Energie sparen?

Das ist möglich, geschieht aber nicht automatisch. Das Ergebnis hängt vom Gebäude, der Anlagentechnik, den Vor- und Nachlaufzeiten, dem Wetter und der eingerichteten Logik ab. Ein begrenzter Test zeigt, ob Verbrauch und Komfort tatsächlich sinnvoll zusammenspielen.

Warum ist das für Eventlocations besonders interessant?

Veranstaltungsstätten haben häufig unregelmäßige Belegungszeiten. Statt nach einem starren Wochenprogramm zu arbeiten, kann die Gebäudetechnik den tatsächlichen Veranstaltungskalender als Grundlage verwenden und nur die benötigten Bereiche passend zum geplanten Betrieb vorbereiten.